Las Organizaciones

El individuo como tal no puede vivir aislado, sino en continua interacción con sus semejantes, por tanto es un ente sociable. Los individuos tienen que cooperar unos con otros, por sus restricciones personales, y deben constituir organizaciones que les permitan lograr algunos objetivos que el trabajo individual no alcanzaría realizar.

Entonces, una organización se define como: un  sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o más personas. La cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la organización, y ésta existe cuando:

•    Hay personas capaces de comunicarse. 
•   Que estén dispuestas a actuar conjuntamente.
• Para obtener un objetivo común.

En resumen, las organizaciones se conforman para que las personas que trabajan allí, alcancen objetivos que no podrían lograr de manera aislada, debido a las limitaciones individuales.

Tipos De Organizaciones

Existe una gran variedad de organizaciones: empresas industriales, comerciales, organizaciones de servicio (Bancos, universidades, hospitales, tránsito, etc.), militares, públicas, que pueden orientarse hacia la  producción de bienes o productos; éstas ejercen presión sobre la vida de los individuos y hacen parte integral del medio donde el hombre trabaja, se recrea, estudia, satisface sus necesidades.

Ø   Organización Formal: Mecanismo o estructura que permite a las personas laborar conjuntamente en una forma eficiente.

Cada miembro puede contribuir en forma más eficiente con su trabajo, para la conservación del objetivo primordial.

Propósitos:

      Permitir al administrador o ejecutivo profesional la consecución de los objetivos primordiales de una empresa.

      Eliminar duplicidad de trabajo.

      Asignar a cada miembro de la organización una responsabilidad y autoridad para la ejecución eficiente de sus tareas.

      Una excelente organización permite el establecimiento de canales de comunicación adecuados.

La organización formal es un elemento de la administración que tiene por objeto agrupar o identificar las tareas y trabajos a desarrollarse dentro de la empresa. 

Ø  Organización Informal: Es la resultante de las reacciones individuales y colectivas de los individuos ante la organización formal.

Este tipo de organización se puede observar en niveles diferentes:

1.      Organización Informal Total, considerada como un sistema de grupos relacionados entre sí.

2.      Constituida en grupos mayores de opinión o de presión sobre algún aspecto particular de la política de la empresa

3.      Grupos informales fundados en la similitud de labores y relacionados más o menos íntimamente.

4.      Grupos pequeños de tres y cuatro personas relacionados íntimamente.

5.      Individuos aislados que raramente participan en actividades sociales.

Ø  Organizaciones Sociales: Grupo de personas constituido formalmente para alcanzar, con mayor eficiencia determinados objetivos en común que individualmente no es posible lograr.

Sus objetivos son los fines o metas que pretenden alcanzar mediante el esfuerzo colectivo.

Pueden distinguirse dos etapas principales:

1.      La estructuración o construcción del mismo.

2.      Consiste en la operación o funcionamiento normal del mismo para lograr los fines propuestos.

           En una empresa debe analizarse los elementos que la forman:

• Recursos Humanos: Elementos activos de la empresa es decir, aquellos cuyo trabajo es de categoría más intelectual y de servicio.
• Recursos Materiales: Lo integran sus edificios y las instalaciones que en éstos se realizan para adoptarlas a la labor productiva.
• Recursos Técnicos: Son las relaciones estables en que deben coordinarse las diversas cosas, personas o éstas con aquéllas. Puede decirse que son los bienes inmateriales de la empresa.

Ahora bien, las organizaciones no son absolutas, no están solas en el mundo ni se encuentran en el vacío. Como sistemas abiertos operan en un ambiente que las envuelve y ciñe. Se llama ambiente a todo aquello que rodea exactamente a una organización. De este modo, el ambiente es el contexto dentro del cual existe la organización  o el sistema. Desde un punto de vista más amplio, ambiente es todo lo que existe alrededor de una organización.

Se definen dos estratos:

• El ambiente general o macro ambiente:Se halla constituido por todos los factores económicos, tecnológicos, sociales, políticos, legales, culturales, demográficos, etc., que ocurren en el mundo y en la sociedad. Influye en todas las organizaciones y su efecto es amplio y genérico. El  macro ambiente generalmente tienen impacto indirecto y no inmediato en la organización, y según cuál sea la dinámica en que estos factores se desarrollan, pueden influir en la evolución de la organización, aportando amenazas u oportunidades.

• Ambiente de trabajo (tarea) o microambiente: Se hallan las entradas y salidas del sistema, proveedores y clientes. Están los competidores y los organismos reguladores que imponen restricciones, condiciones y limitaciones a la actividad organizacional. Aquí  interesa atender  el conjunto de personas o instituciones que se contactan o relacionan más directamente con la organización. Si en el contexto general hablábamos de un ámbito nacional o regional, en este  contexto inmediato se hace referencia a ámbito local en que desarrolla sus actividades la organización

 La organización crea su nicho de operaciones y establece su dominio en el ambiente de tarea. El dominio define las relaciones de poder y dependencia con respecto a los elementos ambientales. La organización exitosa es capaz de coordinar el trabajo de individuos y grupos que ejecutan ciertas tareas, de modo que el sistema total pueda operar dentro de las restricciones, responder a las exigencias y aprovechar las oportunidades del ambiente.

Las características del ambiente son:

•  la complejidad creciente.
• El cambio permanente.
• y la incertidumbre respecto de lo que ocurre en el ambiente.

Dinámica ambiental

• Ambiente estable y estático: Cuando el ambiente en que se halla inmersa la organización se caracteriza por pocos cambios o leves y previsibles. permite relaciones estandarizadas y rutinarias, ya que su comportamiento es conservador y previsible. La empresa puede utilizar un modelo mecanicista estableciendo normas y reglamentos para las actividades de sus departamentos. La rutina y el conservadurismo son las dos principales características. En la actualidad son escasas estas organizaciones.

• Ambiente cambiante o inestable: Cuando se caracteriza por cambios rápidos e imprevistos. Cuando los cambios son muy fuertes, el ambiente se aproxima a la turbulencia. Impone reacciones diferentes, nuevas y creativas a la organización ya que su comportamiento es dinámico, cambiante. La empresa precisa establecer el modelo orgánico, capaz de generar reacciones adecuadas a las restricciones ambientales que debe enfrentar la organización y a las contingencias que no consiga prever. Sus principales características son el cambio y la innovación.

Complejidad ambiental

El ambiente de trabajo puede estudiarse desde la complejidad: de la homogeneidad y la heterogeneidad. Los extremos son:

• Ambiente de trabajo (tarea) homogéneo: Permite a la organización alcanzar un pequeño grado de diferenciación de actividades y tener una estructura organizacional sencilla y centralizada, con pocos departamentos. La simplicidad es la principal característica.

• Ambiente de trabajo (tarea) heterogéneo: Impone a la organización la necesidad de establecer unidades u órganos diferenciados que correspondan a los diversos segmentos diferenciados del ambiente de tarea. Impone variedad a la organización, que se divide en una serie de departamentos que responde individualmente por un aspecto de esa variedad ambiental. La complejidad es su característica.

Combinación de los ambientes de trabajo:

• Ambiente homogéneo y estable: Es simple y previsible. Las empresas adoptan una estructura organizacional sencilla y no muy diferenciada, con pocos departamentos para enfrentar los agentes ambientales homogéneos y no diferenciados. Pueden adoptar un modelo burocrático y rígido para enfrentar todos esos agentes de modo rutinario, estandarizado y conservador, y los eventos ambientales estables y pocos sujetos a cambios.

• Ambiente heterogéneo y estable: Es complejo y previsible. Las empresas adoptan una estructura organizacional diferenciada con varios departamentos capaces de enfrentar cada segmento ambiental específico. Adoptan un modelo burocrático y rígido para enfrentar los diversos agentes ambiéntales de manera rutinaria, repetitiva y conservadora, y los eventos ambientales estables y poco sujetos a cambios.

• Ambiente de tarea homogéneo e inestable: Es simple pero imprevisible. Las organizaciones adoptan una estructura organizacional simple y poco diferenciada, con pocos departamentos. Adoptan un modelo adhocrático, flexible y maleable para enfrentar los agentes ambientales de manera creativa e innovadora.

• Ambiente de tarea homogéneo e inestable: Es el más complejo, retador e imprevisible. Las empresas requieren adoptar una estructura organizacional diferenciada, con varios departamentos.

En conclusión el ambiente es el contexto o entorno  en que se encuentra inserta una organización. Este entorno o ambiente se constituye por las condiciones o factores exteriores a la misma, que pueden afectar favorable o desfavorablemente la vida, la estructura, el desarrollo y el futuro de la organización.

 Cuando observamos el contexto inmediato o microambiente nos detenemos en el análisis de los hechos concretos y reales que estos actores producen en ese entorno inmediato y no en los procesos y tendencias más amplios que se producen en el contexto general.

Sin embargo, ambos funcionan en estrecha relación, y la influencia que ejerce el macro ambiente afecta significativamente tanto a la organización como al microambiente que la rodea.